Accounts Payable Automation
Vollautomatischer Rechnungseingang: KI erfasst, prüft, gleicht ab und übergibt Freigaben — GoBD-konform, ohne Doppelzahlungen.
Was dieses Blueprint löst
In vielen Unternehmen werden eingehende Rechnungen noch immer manuell geöffnet, geprüft, codiert und zur Freigabe weitergeleitet. Das kostet Zeit, erzeugt Fehler und lässt Skontofristen regelmäßig verstreichen. Dieser Blueprint automatisiert den vollständigen Accounts-Payable-Prozess: von der automatischen Belegerfassung per OCR über den regelbasierten Abgleich mit Bestellungen bis zum gesteuerten Freigabe-Workflow und dem revisionssicheren DATEV-Export.
Die teuersten Probleme
Manueller Rechnungseingang
Eingehende Rechnungen per E-Mail, Post oder Portal werden manuell gesichtet, abgetippt und in Systeme eingepflegt — fehleranfällig und zeitintensiv.
Verpasste Skontomöglichkeiten
Weil Freigaben zu lange dauern, verfallen Skonto-Fenster regelmäßig — bares Geld, das dem Unternehmen verloren geht.
Doppelzahlungen und Fehler
Ohne automatischen Dublettenabgleich kommt es immer wieder zu Doppelzahlungen oder Fehlbuchungen, die aufwändig korrigiert werden müssen.
Fehlende Transparenz im Freigabeprozess
Rechnungen verschwinden im E-Mail-Postfach oder stecken in unklaren Genehmigungsstrecken — niemand weiß den aktuellen Status.
The Engine — so funktioniert der Workflow
Verbundene Module, die als präzise Maschine zusammenarbeiten.
Automatische Belegerfassung
OCR / Document AIEingehende Rechnungen aus E-Mail, Scan oder Portal werden automatisch erkannt, gelesen und in strukturierte Felder extrahiert — unabhängig vom Format.
PO-Abgleich & Validierung
DeepSeek LLM + Rules EngineDie KI gleicht jede Rechnung gegen offene Bestellungen und Rahmenverträge ab, prüft Beträge und Steuerkennzeichen und markiert Abweichungen zur Klärung.
Freigabe-Workflow
Make.comRechnungen durchlaufen automatisch den konfigurierten Genehmigungspfad: Kostenstelle, Betragslimit und Dringlichkeit bestimmen den Workflow ohne manuelle Steuerung.
Dublettenprüfung & Zahlungslauf
SAP / DATEVVor dem Zahlungslauf prüft das System auf Duplikate und plant Zahlungen terminsgerecht — Skonto-Fristen werden automatisch priorisiert.
Export & Audit-Trail
DATEV / SAPJede verarbeitete Rechnung wird GoBD-konform archiviert und mit vollständigem Audit-Trail in DATEV oder SAP exportiert.
Technologie-Stack
Das Ergebnis
- Durchlaufzeit pro Rechnung von Tagen auf Minuten reduziert
- Skonto-Ausschöpfung um 40% gesteigert durch fristgerechte Freigaben
- Doppelzahlungen durch automatischen Dublettencheck auf null gesenkt
- Vollständiger, GoBD-konformer Audit-Trail ohne zusätzlichen Aufwand
Häufige Fragen
Welche Rechnungsformate werden unterstützt?↓
Das System verarbeitet PDFs, ZUGFeRD, XRechnung, gescannte Dokumente und strukturierte E-Mail-Anhänge. Neue Formate können über die Rules Engine ergänzt werden.
Wie lange dauert die Implementierung?↓
Ein produktionsreifes Setup ist typischerweise in 14 Tagen live. Wir binden bestehende ERP-Systeme (SAP, DATEV, Lexware) und E-Mail-Postfächer über native APIs ein — ohne Änderungen an Ihren Kernprozessen.
Was passiert bei Rechnungen, die nicht automatisch gematcht werden können?↓
Rechnungen mit Abweichungen werden automatisch mit Kontext und Vorschlag an die zuständige Person eskaliert. Das Team entscheidet nur bei echten Ausnahmen — der Rest läuft vollautomatisch.
Dieses Blueprint in 14 Tagen live.
Wir bauen es schlüsselfertig in Ihre Infrastruktur — als fertiges Paket oder individuell angepasst.
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